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業務プロセスを変える×オフィスも変える
石井ヂーゼル 様：福岡県北九州市
業務の効率化、コスト削減、コミュニケーション
北九州市に本社を置く石井ヂーゼル様は、ディーゼルエンジンの燃料噴射装置のメンテナンスから、自動車の電装品のメンテナンスや販売へと事業を拡大してきた。
■リニューアル前の課題と段階的な改善への取り組み
代表取締役の馬場社長は、リニューアル前の状態を振り返りこう語る。
「事務所の中に倉庫の一部が併設されていていたため目隠しなども含めて、誰がどこにいるか、何がどこにあるのか見渡せなかった。併せて社員の導線も煩雑で、荷物があらゆるところに置かれていた」
とはいっても、いきなりリニューアルに着手したわけではなかった。
まずは、イシマルの担当営業である石崎が、「古いタイプの事務用イスが、社員の皆さんの腰に負担をかけ、健康に良くないのでは」と投げかけたことで、イスを新しいものに買い替えたことから始まった。
■電子化・ペーパーレス化への挑戦
次に馬場社長と石崎で取り組んだ課題は、書類や帳票類の電子化だった。しかし、この電子化の取り組みは、紙での処理がやりやすいとのことで、一旦断念してしまう。
しかし、リニューアル構想に沿って紙の削減が必要となった時点で再度試みた。一方ではリニューアルプランの検討を進めながら、ファクスでのやりとりが主になっている業務を、紙に印刷せずに、受信ファクスデータを再利用して返信用データに加工して、ペーパーレスを実現。リニューアルとほぼ同時に実現した電子化で用紙の使用量が40％も削減できたことから、保管場所もだんだん減っていく。事務の職員もデスクから動かずに処理を完結できる。ファクスの電子化は多くのメリットを生んだ。
馬場社長の改革は倉庫部分も並行して行われた。事務所内に置いてあった部品などが置かれた棚を移設する倉庫を敷地内の棟続きに新たに建てた。事務所をリニューアルに向けて準備が整った2022年、オフィスリニューアルのプランニングに入った。
■明確な目標設定によるリニューアル計画
家具メーカーのライブオフィスの見学に役員を行かせイメージを膨らませる一方、社長は達成したい目標を設定していた。
- 全体の見える化を実現するためワンフロア化
- 倉庫併設の解消
- 大型モニターをマルチ化して作業効率アップ
- 電源ケーブルやLAN配線の床下敷設
- 健康と作業効率アップのためハイテーブル導入
- 文書量削減でデスクの引き出しを廃止
これらを解決していくと、あちこちに置いてある商品か何かわからない箱も片付くだろうし、ワーカーの動線もシンプルで動きやすいものになるだろうと考えたようだ。
■ハイテーブル・ハイチェアによる業務効率化の実現
リニューアル後の右の写真を見ていただくとわかるのだが、来客の対応をする社員は、天板位置が高い執務机にハイカウンター用のイスに座っている。ハイカウンターに座って業務を行っていると、ご来社されたお客様と目線の高さがほぼ同じになり、座ったままで画面確認をしながらの応対が実現できる。もちろん、立ったり座ったりする必要がある場合は、立ったままでもパソコンの操作や画面確認ができるため、動きに無駄がなくなる。
受付業務の方以外の社員も同じようなハイテーブル・ハイチェアで仕事をしており、話しかけてきた方との会話も目線が同じ高さになり、見上げたり見下ろしたりすることがないため、会話がしやすい。
ハイテーブルでは、袖の引き出しがないため書類やファイルまたは私物が収納できないが、紙の資料が減っているため、個人用の書類とツールを入れる持ち運びが可能なボックスで運用している。
■大型モニターとミーティングスペースの活用
打ち合わせが必要な時には、背面にある大型テーブルと大型モニターで打ち合わせが可能になった。大型モニターは、会議や打ち合わせをペーパーレスで行うことができ、用紙の削減に一役買っている。このようなモニターは、紙資料に目を落とさず顔を上げたまま議論ができ、会議が活性化するとも言われている。
昨今、長時間の座った姿勢が健康面に及ぼす弊害を解決するため上下昇降式のデスクが普及し始めているが、石井ヂーゼル様は、ハイチェアを使用することでハイデスクを標準とし、いつでも立っても仕事ができる環境を実現している。
■お客様満足度向上を実現した空間設計
事務所と同じ部屋にあった倉庫部分を移したことで、来客とのミーティング用のブースや待ち時間を過ごすチェアーを設置するスペースを創出することができた。部品の注文や受取りに来られたお客様が快適に過ごすことができ喜ばれているそうだ。
■継続的な改善への意欲
インタビューの最後に、今後の構想を社長にお聞きすると「請求書の電子化、2階のフロアのリニューアル…」と課題が飛び出す。常に「もっと良くならないか、良くする方法はないか」考えていらっしゃるからこそだと思う。イシマルの提案や展示会にはヒントがあると言っていただいたことで、お役に立てていることが汲み取れた。
株式会社石井ヂーゼル
所在地：福岡県北九州市
事業内容：（株）デンソーのサービスステーション、ディーゼル噴射ポンプ・自動車電装品・カーエアコンの修理、大型トラックの補修部品販売
代表者：馬場秀幸
設 立：1980年
社員数：30名
＜導入内容＞
オフィスリニューアル、ドキュメントの電子化