お客様導入事例

数日がかりだった報告書作成が1日で完了

高画質プリンターとソフトウェアで業務効率化

数日がかりだった報告書作製が1日で完了
長崎地研 様:佐世保市

長崎県佐世保市で地質調査業を生業とする長崎地研様。地質調査業とは、建物や道路の建設予定地の地下にある砂、土、石等をボーリングにより採取し、調査地周辺の地質を推定し、報告書を作成する業務だ。最近では、災害の危険性を診断する業務に関わることが多くなったという。

この長崎地研様が導入したのは、キヤノン高画質プリンタimagePressC165。


■当時を振り返る西崎さん(左)、古賀さん(右)

「最初は単なる興味本位だった」と技術部の古賀さんは振り返る。イシマルが開催したオフィス機器の展示会でクリアフォルダに直接印刷している様子を見て、名刺や封筒の内製化を出来るのではないかと考えた。だが、その用途だけでは、導入費用の試算を行ってみても、プリンタ本体の固定費(リース代)がコスト高になってしまった。

イシマルの担当営業 木場は、業務内容をお聞きし文書編集ソフトウェアと本体に装着するオプションとで、調査の関係書類を作製する過程の業務効率化が図れるのではないかと考えた。

技術部の古賀さんらが請負う調査業務は、国や県などの仕事が多い。これら官公庁への納品物や提出書類はいまだに紙が多い。さらにその多くがA4サイズとA3サイズの紙が混在しており、その場合A3サイズの書類はZ折りにして綴じ込む。さらに仕上げにパンチ穴をあけたり、ステープル止めなどをする必要がある。このように複雑な仕上がりを必要とする提出書類の作成業務が非常に多く、1つの工事で10,000枚近く印刷することもある。

一方、原稿データは、ワードやエクセル、CADデータなど形式がバラバラだったため、アプリケーションごとに印刷して、プリントアウトした紙をテーブルに広げて綴じていた。「すごい量を手作業でやっていた」と総務部の西崎さんは苦笑いしながら以前の苦労を語る。これが今ではほとんど機械任せで処理が出来るようになった。

まず、印刷データをimageWareDesktop(文書編集ソフトウェアの製品名)のプレビューを見ながら並べ替えなどをする。この時、違うアプリケーションで作成した拡張子の違うデータを混載できるのが便利な理由だ。またページ順の入替えやページ番号を振るのもこのソフト上で可能だ。このように体裁を整えた書類が1つの文書データになり保存できる。(この時点で複数の拡張子のデータが統一された1つの拡張子になった統合文書になる)

続いて印刷設定。画面上でパンチ位置やZ折りの設定も確認が出来るので印刷ミスをすることはない。

「区切りごとに色紙を挿入することさえソフトからの指示でできるので楽です」と古賀さんは嬉しそうに話す。「普通のソフトではこんなことは出来ないので非常に助かっている。一つの報告書を作るのにこれだけで30~40分は短縮できている」と大満足な感想をいただいた。


■ 後処理の全自動化を実現

最後は印刷作業だが、これも劇的な効率化を実現した。オプションで装着したフィニッシャーがimageWareDesktopで設定した印刷指示通りにA3用紙のZ折り、さらにパンチ・ステープル止め製本までする。

 実際に短縮できた時間を細かく計算するのは困難だろうが、かなりのページ数の報告書を作製する作業が月に何度もあれば、相当な作業時間であっただろう。提出期限前には、まわりの助けも借りて製本仕上げの手作業に没頭していたようだ。

 建築・土木の公共工事などの業務に共通の悩みを自動化で解決する、同じような悩みは総会などの資料作成が大変な各種団体などでもよく聞かれる。

プリンタの印刷品質について触れると、「画質が非常によく、原本とコピーの見分けがつかず間違ってお客様にコピーの方を渡してしまい、怒られたことがある」と西崎さんが笑いながら語った。クライアントへの提出物は品質も求められるその点でも評価は得られているようだ。

費用面で従来の一般的プリンタを大きく上回る機器の導入に際し、コスト試算に加えて「目に見えない導入効果」を汲んで行った西崎さん。社員の時間の使い方が変わる効果も見込んで、稟議を作成したのだろう。会社と社員が一体で目指す方向が見えているからこそではないだろうか。

「大変満足している。本当に効率が上がった。年間で何十時間と削減できているはずだ」。削減された時間を社内のカイゼンにあてるようになったという。

今後は、高品質印刷と多品種用紙への対応力といったプリンタ本体の特長を活かして、広報用のリーフレット作成等にも活用していきたいとのこと。「新型コロナの影響で一気にICT化が進んだが、それを逆に好機ととらえて、会社全体のICT化を進めてさらに業務効率を上げていきたい」と前向きな展望を語っていただいた。


■ 提出書類ができるまで Before/After

株式会社長崎地研
所在地 長崎県佐世保市
事業内容 地質調査、地下水調査、温泉調査、地滑り対策工事、地盤災害防止工事
代表者 代表取締役社長 山口 和登
設立 1972年
社員数 27名
導入内容 キヤノン高画質複合機 imagePress C165
文書編集ソフトウェア imageWare Desktop

印刷用ページ

電話 長崎:095-834-0330・北九州:093-923-1400・佐世保:0956-26-1400・島原:0957-63-0735 ここでご案内している商品は取り扱い商品の一部です。
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