お客様導入事例

高速プリンター活用による「ふるさと納税」受託業務の改善

「ふるさと納税」受託業務の効率化と作業負担軽減を実現

高速プリンター活用による「ふるさと納税」受託業務の改善
結デザイン 様:島原市

ふるさと納税受領書の印刷・封入を自動化したオルフィス
■ ふるさと納税受領書の印刷・封入を自動化したオルフィス

結デザイン有限会社様は、平成17年に設立され、自治体における「ふるさと納税」の事務受託を主な事業としている。自治体の事務に加え、返礼品の提供事業、納税申告の特例処理なども同社がワンストップで行うので、自治体、生産者、消費者(寄附者)に喜ばれている。社名にある通り三者を“結ぶ”架け橋となる事業を展開しており、ユーザーは長崎県だけでなく他県にも及ぶ。

同社では、業務を行う上で、作業にかかる時間や要員を減らしていき、サービス向上に繋がる企画やアイディアを考える為の時間を増やすことを課題としていた。

当時、ふるさと納税受領書の印刷・封入作業に大きな業務負担がかかっていた。それまでは、受領書等の書類をプリンターで印刷した後、紙折り機に通して、手作業で封入を行っていたので、1時間に一人で処理できるのは100通程度。繁忙期には作業人員をどれだけ割けるかによって、1日の処理量が左右されていた。

この問題を、イシマルより提案があったオルフィスにより、大幅に改善することができた。

オルフィスで作成された受領書入りの封筒
■ オルフィスで作成された受領書入りの封筒

オルフィスは、高速プリントに加えて紙折りから封入までを全自動で行うので、1時間の処理量が500~1,000通となり、生産性は5~10倍に向上した。

受領書印刷の業務負担が格段に減ったことで、繁忙期においてもスケジュールにゆとりが生まれ、社員にも好評を得ている。

導入効果は効率化だけではない。印刷から封入まで自動化されることにより、それまで注視して行っていた誤封入のチェックが不要となり、作業員のストレスも減った。また、紙折り機の操作や封入の作業負担も無くなり、社員満足にも繋がっている。

今後の課題について、執行役員の荒木さんに尋ねた。「まだまだ業務改善の余地はあり、CTI(コールセンター用のシステム)やAI-OCR(AIを活用した文字認識システム)の活用を検討するなど、更に業務の効率化と顧客対応力の向上を図りたい。また、コロナウィルスの影響から、リモートワークの環境整備も進めていきたい。それには、最適なハード・ソフトを導入し運用していくことが欠かせない。」と仰る。

業務に取り組む社員の様子
■ 業務に取り組む社員の様子

同社による契約後のフォローも継続して行われることから、契約先や事業者から時々連絡が入る。最近では「コロナウィルスの影響で本業が低迷しているが、ふるさと納税の返礼品の売上で助かっている。」などのお礼の連絡を頂くとのこと。

荒木さんからは、「事業を続けていけるのも、私たちの事業で喜んで頂けるお客様がいること、そして業務を共に行ってくれる従業員のおかげです。これからも、自治体・生産者・消費者が笑顔になるようなサービスを提供し続けたい。延いては全ての都道府県の自治体に契約を拡げていきたい。」との思いも伺えた。

結デザイン有限会社
所在地 長崎県島原市
事業内容 「ふるさと納税」事務受託、返礼品提供事業者サポート、ほか
代表者 平野良子
設立 2005年10月
社員数 20名
導入内容 高速カラー印刷機 オルフィスGD9630

印刷用ページ

電話 長崎:095-834-0330・北九州:093-923-1400・佐世保:0956-26-1400・島原:0957-63-0735 ここでご案内している商品は取り扱い商品の一部です。
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